В марте 2020 года в связи с разгулом пандемии коронавируса многие компании стали переводить своих сотрудников на удаленную работу из дома. Некоторым может показаться, что перевод на удаленный режим — это вынужденная и временная мера. Однако это не так. В США 43% работников определенных специальностей (программистов, дизайнеров, авторов контента, менеджеров по продажам, сотрудников по подбору персонала) постоянно или время от времени работают удаленно.
В Москве, согласно опросу, 24% работников тех же специальностей согласились бы перейти на режим работы из дома, даже если им снизят зарплату на 20 тысяч рублей. Объясняется это тем, что москвичи такую сумму тратят на обеды на рабочем месте, транспорт и покупку офисной одежды.
Российское книжное издательство «МИФ» работает в удаленном режиме уже 15 лет, с момента своего основания. В настоящий момент в этой компании трудится 220 сотрудников, из которых только 12 работает в офисе в Москве. Остальные специалисты живут в разных городах России и даже мира и работают из своего дома.
Благодаря интернету сотрудничество работодателей и исполнителей стало возможным, даже если они живут в разных городах. Вопросы эффективной организации работы из собственной квартиры останутся актуальными и после того, как закончится эпидемия. В будущем подобный формат не только не исчезнет, но будет развиваться все более активно.
В нашей статье мы посмотрим, как:
- организовать в своей квартире рабочее место;
- планировать рабочее время и достигать поставленных руководством целей;
- найти время для отдыха и общения с семьей и друзьями.
Организация рабочего места
Выполнять свои обязанности из дома могут специалисты, которые занимаются умственным трудом и создают продукты в цифровом формате (программисты, дизайнеры, редакторы, копирайтеры, бухгалтеры). Либо это могут быть люди, чья работа заключается в общении с клиентами по телефону или мессенджерам (специалисты по продажам, работники колл-центров и служб поддержки, рекрутеры, юристы).
Для удаленной работы идеально, если в квартире есть отдельная свободная комната, в которой можно трудиться, скажем, с 8 до 17 часов. Что делать, если такой комнаты нет, а квартире в «рабочее время» кроме вас находятся ваши близкие? В этом случае, скорее всего, придется приобретать наушники с функцией шумоподавления. Иначе посторонние звуки будут отвлекать вас от выполнения производственных обязанностей.
В квартире следует найти такое место, в котором было бы комфортно трудиться на протяжении 8 часов в день. Здесь, например, не должно быть сквозняка, прямой солнечный свет не должен попадать на экран монитора. Поиски такого места могут занять некоторое время и потребовать экспериментов.
При работе в офисе необходимую мебель и технику сотрудникам предоставляет работодатель. Трудясь в домашних условиях, такие вещи надо будет приобретать самому. Первое время лучше будет поработать за тем столом и стулом, которые есть в наличии на данный момент, и не тратить деньги на приобретение новых. Постепенно вы поймете, какие требования предъявляете к мебели. И при необходимости купите то, что вам не хватает.
С какого устройства лучше выполнять рабочие операции — стационарного компьютера или ноутбука? Попробовав то и другое, лично я остановил свой выбор на ноутбуке. С ним можно перейти в другую комнату, когда в квартире становится слишком шумно (ПК не позволял мне этого делать). Ноутбук со всеми рабочими документами, нужными закладками в браузере и паролями для входа в сервисы можно взять с собой, даже когда вы покидаете пределы квартиры.
Что касается взаимоотношений с членами семьи в процессе того, когда вы трудитесь, то необходимо договориться, чтобы вас не отвлекали. Ваши родные должны понимать, что вы не просто «сидите дома за компьютером». К концу рабочего дня вы должны получить определенный результат и представить его работодателю. Если вы не успеете решить свою задачу, скажем, до 17-00, то вам придется работать вечером, ночью или на выходных.
Для взаимодействия с домашними можно нарисовать таблички с сигналами, напоминающими сигналы светофора. Например, выставленный красный свет будет означать «не отвлекать ни в коем случае», желтый — «желательно не отвлекать», зеленый — «можно отвлечь».
При этом важно, чтобы в рабочее время вы действительно трудились. Если вы выставите перед родными красный сигнал и будете при этом просматривать клипы на Ютубе, то со временем домашние перестанут к вам прислушиваться.
Эффективное планирование задач и организация рабочего процесса
Работа из дома характеризуется отсутствием жесткого контроля процесса труда со стороны руководства. На некоторых людей это действует расслабляющее, и у них резко снижается производительность труда. Низкая продуктивность может со временем вызвать неприятные вопросы со стороны руководства.
Также, работая удаленно, у человека нет возможности отсидеться за спинами других. Руководство видит, какой вклад в общее дело вносит каждый сотрудник. И если человек работает неэффективно, то это тоже может вызвать недовольство руководителей.
Как организовать свой труд и повысить его производительность? Решить эту проблему поможет, во-первых, четкая постановка задач (на предстоящую неделю и каждый рабочий день). Человек должен точно понимать, что он должен сделать за день, неделю, месяц и даже за год.
Поставленные цели и задачи необходимо согласовать со своим руководителем. Печально, если человек потратит время и качественно выполнит работу, которая не нужна компании и не будет по достоинству оценена. Еще хуже, если работник недооценит задачу, выполнение которой важно для руководства. Так он навлечет на себя серьезный негатив.
Составлять список задач нужно письменно. Цели, которые находятся в голове человека — это всего лишь его благие намерения. Они могут оставаться нереализованными на протяжении недель, а иногда даже месяцев и лет. После того, как цель будет достигнута, ее необходимо вычеркнуть из списка. Так человек наглядно увидит прогресс в реализации плана, и это будет мотивировать его к достижению следующих целей.
Простая постановка и запись целей на бумаге еще не гарантируют их достижения в реальной жизни. Как в процессе работы не отвлекаться на выполнение второстепенных задач, а сосредоточить свои силы на главном? Один из лучших страховых агентов за всю историю США Фрэнк Беттджер описал следующую простую методику достижения важных целей. Он советует на чистом листе бумаги (можно в цифровом формате) записать 6 самых важных дел, которые следует выполнить за день. Затем нужно пронумеровать все дела из этого списка по степени важности.
Реализуя план, необходимо работать над первой задачей из перечня до тех пор, пока она не будет полностью выполнена. Только после этого следует приступать к реализации второго пункта плана, и так далее. Не страшно, если к концу дня окажутся выполненными всего лишь 1-2 пункта. Это будет означать, что все свое время человек посвятил важным делам и не отвлекался на несущественные. Следуя этой методике, любой специалист может повысить свою производительность в 2 раза.
Составлять письменный перечень задач на следующий рабочий день необходимо в конце предыдущего. Тогда утром человек будете точно знать, что ему следует сделать за день. Точно также планировать дела на следующую неделю следует в пятницу предыдущей.
Выполнение самых важных задач следует планировать на наиболее эффективные часы для деятельности. У 40% работников это — временной интервал с 9 до 12 часов дня. Однако у различных людей самые производительные часы наступают в разное время (у кого-то они могут выпадать на промежуток с 12 до 3 часов ночи). Остальное время, когда мозг уже утомлен, можно посвятить выполнению менее важных функций.
Организация отдыха
Когда человек работает в офисе, то у него есть четкая грань между рабочим временем и временем отдыха. Если специалист трудится в собственной квартире, то эта грань стирается.
Работая удаленно, человек может незаметно скатиться в две крайности. Первая крайность — это ощущать себя постоянно свободным. Отвлекаясь от выполнения производственных задач на домашние дела и развлечения, сотрудник рискует к концу дня не выполнить необходимый объем работ и вызвать недовольство руководства.
Вторая крайность — это когда человек ощущает себя постоянно на работе. Он может трудиться и вечером, и ночью, и в выходные. Такой подход приводит к переутомлению, снижению эффективности труда и, как следствие, тоже к негативу со стороны руководства. Поэтому, трудясь в домашних условиях, важно четко разграничивать время работы и отдыха.
Как, проснувшись и позавтракав в своей квартире, почувствовать себя на работе? Некоторые специалисты советуют придумать особый ритуал перехода от домашней жизни к выполнению трудовых обязанностей. Это может быть, например, чашка кофе или пробежка по парку, после которой вы начинаете работать. Некоторые люди в рабочее время одеваются не в домашнюю, а в офисную одежду.
Пролистывание ленты новостей в соцсетях в качестве такого ритуала не подходит. Погружение в мир общения и развлечений больше отвлекает мозг от работы, чем помогает настроиться на нее (мной это проверено на собственном опыте).
Очень важно запланировать в рабочем расписании перерыв на обед. Если этого не сделать, то и перерыва не будет.
Опытные «удаленщики» советуют трудиться циклично. Например, работать, не отвлекаясь, 25 минут, затем 5 минут отдыхать и ничего не делать. После 4-х рабочих циклов следует делать длинный отдых протяженностью от 15 до 30 минут. Если в процессе выполнения трудовых заданий в голову приходит важная мысль, то ее следует просто записать и больше на нее не отвлекаться. Зато во время перерыва категорически нельзя выполнять рабочие обязанности.
Во время отдыха мозг сотрудника, который занимается умственным трудом, тоже должен отдыхать. Специалисты рекомендуют в этот период походить по комнате, послушать музыку, созерцать природу (можно даже пейзаж на мониторе компьютера).
Во время перерыва многие люди по привычке хотят посмотреть видео, полистать соцсети, почитать развлекательные материалы. Все эти дела можно сделать прямо на рабочем месте с помощью того же ноутбука. Однако в процессе просмотра видео или чтения мозг человека продолжает работать. Он воспринимает и перерабатывает информацию и не получает отдыха. В итоге перерыв не приносит пользы (я убедился в этом на собственном опыте). К тому же серфинг по сети трудно прервать вовремя (авторы контента постоянно предлагают посмотреть все новые и новые интересные материалы).
Социальные сети, Ютуб, Яндекс.Дзен, новостные сайты — это худшие враги удаленщика. Данными сервисами можно пользоваться только вечером, после завершения работы. Во время перерыва в работе для полноценного отдыха достаточно прослушать 3-4 трека в плеере.
Некоторые специалисты также придумывают специальные ритуалы для выхода из режима рабочего времени. Это может быть демонстративное закрытие ноутбука или хотя бы закрытие рабочих вкладок в браузере. После проведения ритуала возвращаться к выполнению рабочих операций нельзя. Так же как во время работы вы не должны без надобности отвлекаться на домашние дела, так и вечером вы не должны отвлекаться от личных и семейных дел на работу. В противном случае ваш организм не успеет отдохнуть, производительность труда упадет, а в семье начнутся проблемы.
Еще один важный аспект при работе в удаленном режиме — это наличие полноценного сна. Информация о том, что «великие» люди способны спать по 4 часа в сутки, а все остальное время трудиться — это миф. Недосыпание приведет вас не к увеличению объема сделанного, а к хронической усталости, от которой трудно избавиться. Наоборот, социологи из проекта My Morning Routine выяснили, что самые успешные топ-менеджеры и спортсмены в среднем спят 7 часов 30 минут. Для сравнения: у среднестатистического человека на сон уходит около 6 часов 50 минут.
Итого
Итак, еще раз кратко перечислим, что необходимо сделать для повышения эффективности удаленной работы. Это:
- Организовать в квартире комфортное рабочее место и договориться с домочадцами, чтобы вас не отвлекали в процессе выполнения трудовых заданий.
- Согласовать с руководством точные цели и задачи на ближайший месяц и неделю, составить недельный рабочий план и список задач на каждый день. К реализации второстепенных задач стоит переходить только после того, как будут полностью достигнуты цели первостепенной важности.
- Определить себе время для отдыха — короткие перерывы в процессе выполнения трудовых функций и полноценный перерыв на обед. Вечер и выходные дни следует оставить для общения с семьей, выполнение работ по дому, здоровый полноценный сон.
Комментарии